Hinweis:
Einen kompakten Einstieg in das Thema Video-Konferenzen haben wir zu Beginn der COVID-19-Krise in einem ersten Ad-Hoc-Newsletter zusammengefasst. Bevor Sie sich mit den "erweiterten" Spielregeln vertraut machen, können Sie diese Grundlagen-Tipps hier nachlesen!
Ein Gastbeitrag von Mark Oliver Wöss
Mark Wöss ist Projektmanager. Mit seiner Firma MOW-Projects trainiert und begleitet er Unternehmen bei der Ein- und Durchführung von Projektmanagement in unterschiedlichen Ebenen.
Bereits seit vielen Jahren arbeitet Mark Wöss dabei in nationalen und internationalen Projekten mit Gruppen von teilweise über 200 Teilnehmern in Online-Konferenzen, -Meetings und Projekt-Teams. Er teilt hier seine Erfahrung mit uns, die speziell jetzt in der Corona-Krise so wertvoll ist.
Als Berater und Trainer ist er Netzwerkpartner der Fritsch Consulting Group und arbeitet hier unter anderem mit Talent-Analysen im Projektmanagement.
Die Welt verändert sich. Doch vieles wird so bleiben.
Die derzeitige Ausnahmesituation veranlasst zahlreiche Unternehmen, Ihre Mitarbeiter schnell, meist ungeplant und unvorbereitet ins Homeoffice zu schicken. Damit einher geht die Notwendigkeit, nicht nur die Meetings, welche bisher meist physisch in der Firma bzw. in Konferenzräumen stattgefunden haben, nun „virtuell“, sprich via einer Videokonferenz oder einer Telefonkonferenz abzuhalten.
Auch die gesamte Vernetzung wird nun virtuell sichergestellt, was in einem noch intensiveren Austausch via virtuellen Konferenzen mündet. Da die meisten Mitarbeiter dies nicht gewohnt sind, Unsicherheiten und wohl auch Ineffizienzen auftreten, möchte ich an dieser Stelle einen Leitfaden mit Ihnen teilen, der Sie dabei unterstützen soll, sich dem Thema strukturiert zu nähern.
Meetingvorbereitung
Die richtige Vorbereitung, Durchführung und vor allem die Moderation einer virtuellen Konferenz sind entscheidende Erfolgsfaktoren, um eine zielführende virtuelle Konferenz mit entsprechendem Ergebnis durchführen zu können. Auch die Zufriedenheit der einzelnen Teilnehmer steht hier im Fokus, da sich sonst eine gewisse „Unlust“, im schlimmsten Fall permanente Frustration einschleichen kann, wenn der nächste virtuelle Meetingtermin im Homeoffice ansteht.
Zunächst ist es so banal wie wichtig zu verstehen, dass bei einer virtuellen Konferenz die physische Präsenz der Teilnehmer (TN) nicht gegeben ist. Das Meeting fühlt sich in der Konsequenz für die Teilnehmer „abstrakt“ an.
Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, gibt es einige Punkte auf die es zu achten gilt, um dieser Abstraktheit ihren Schrecken zu nehmen.
In der Vorbereitung einer virtuellen Konferenz sollte man zunächst auf die klare Struktur des Meetings, einen klaren Ablauf, und auf eine stringente, vollständige Agenda achten.
Auch die Moderation ist deutlich anspruchsvoller, weil sich die TN nicht in die Augen schauen können (trotz Kamera in einer WebEx). Hier fehlt in Folge das Gefühl für die Stimmungslage mangels physischer Präsenz. Somit muss an dieser Stelle deutlich aktiver als gewohnt sichergestellt werden, dass jeder zu Wort kommt, und alles verstanden wurde. Auch akustisch.
Was man in der reinen Vorbereitung einer virtuellen Konferenz, sprich WebEx oder Telefonkonferenz - in der Folge verallgemeinert „Konferenz“ genannt - beachten muss, habe ich für Sie in einem Leitfaden zusammengefasst: